maîtrise des dépenses de l'entreprise

Politique de dépenses de l’entreprise: un guide pour les entreprises modernes

Prêt à créer une politique de gestion des dépenses pour votre entreprise? Pas certain? Bien. Quoi qu’il en soit, vous êtes au bon endroit.

Nous sommes convaincus qu’une politique de dépenses formelle et écrite est vitale pour toute entreprise. Donc, dans cet article, nous allons vous expliquer pourquoi et vous montrer ce qui doit être inclus dans une politique de dépenses avantageuse.

L’objectif est de vous aider à élaborer une politique qui fonctionne pour tout le monde dans l’entreprise et qui ne prend pas des semaines de travail. Ça devrait être facile.

Nous allons le faire rapidement. Donc, si vous voulez plus de détails, nous avons rassemblé un charmant petit guide pour vous aider. Vous pouvez le télécharger ici, gratuitement:

Il examine les nombreux concepts dont nous sommes sur le point de le faire, mais de manière plus approfondie. Fondamentalement, c’est une mise à jour sur ce post ici.

Examinons maintenant quelques-unes des grandes idées couvertes dans le guide.

Qu’est-ce  une politique de dépenses d’entreprise?

C’est souvent négligé, mais il est essentiel d’avoir une politique de dépenses formelle pour votre entreprise. Pour commencer, cela aide l’équipe de direction à comprendre comment les membres de l’équipe devraient dépenser l’argent de l’entreprise.

Plutôt que de proposer des lignes directrices sur une base ad hoc – «Je ne sais pas, demandons au patron» – vous définissez les règles avant même que quiconque ait pensé aux dépenses.

Il donnera également des conseils clairs au personnel chaque fois qu’il en aura besoin. Et ils n’auront pas à déranger le PDG ou l’équipe financière à chaque fois qu’ils devront effectuer un paiement.

Comme l’expliquent les experts d’Abacus, «les politiques sont le meilleur moyen de définir les attentes et d’éliminer les zones d’ombre pour les employés. La cause la plus fréquente de violations de la politique de dépenses des employés est due au manque de compréhension de la politique, associée à une faible tolérance à la recherche la réponse aux questions.  »

Comme pour la plupart des processus de bureau, il est toujours préférable de noter cela. Mais qu’est-ce qu’une bonne politique?

Les clés d’une politique de dépenses réussie

Votre politique de dépenses sera la vôtre et elle sera naturellement adaptée à votre entreprise. Même dans ce cas, il y a certaines choses que vous devrez toujours inclure:

Créez des catégories et des budgets clairs. Les employés doivent savoir combien est autorisé et dans quelles catégories de dépenses ils peuvent dépenser.
Être juste. La cohérence est la clé. Vous ne devriez pas prévoir de traiter différents employés différemment, et votre politique doit être appliquée à l’échelle de l’entreprise.
Rester simple. Presque personne n’est passionné par les dépenses, Et votre équipe ne lira pas de roman. Vous voulez qu’ils soient en mesure de répondre à leurs propres questions, alors soyez bref et gentil.
Mettez à jour souvent. Cela devrait être le même pour la plupart des processus de l’entreprise. Assurez-vous qu’il incombe à quelqu’un de voir si les membres de l’équipe l’utilisent et comment il peut être amélioré.
Vérifiez les règlements! De toute évidence, le plus important est de se conformer aux lois locales. Vous avez probablement pensé à cela en premier, mais voici votre rappel amical.
Ce ne sont là que quelques conseils utiles. Mais que devrait contenir votre politique de gestion des dépenses?

Ce qu’il faut inclure dans une politique de dépenses

Entrons dans le vif du sujet. Que doit contenir une politique de dépenses?

Budgets pour chaque catégorie de dépenses
Pour commencer, vous devez expliquer qui établit les budgets pour chaque équipe ou type de dépense, et qui les gère. Les employés doivent savoir vers qui se tourner lorsqu’ils ne sont pas sûrs.

Mieux encore, votre politique devrait viser à inclure les budgets spécifiques pour chaque type de dépenses – voyages, fournitures de bureau, marketing et publicité, etc.

Étant donné que les budgets fluctuent au fil des saisons et des besoins, cela peut ne pas être possible. Essayez plutôt d’inclure des règles générales et des lignes directrices pour les budgets.

Mais votre politique doit être un document évolutif et sa mise à jour doit être une évidence. Donc, si vous le pouvez, incluez les vrais budgets dans la politique elle-même.

Pour plus des informations, découvrez le guide complet pour tout savoir sur la gestion note de frais kilométrique en entreprise.